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LE GUIDE PRATIQUE DU COPROPRIETAIRE Quelques définitions préalables Qu'est-ce qu'une copropriété ? Il s’agit d’un terme général désignant l'ensemble des éléments qui la composent. Ces éléments sont principalement les suivants : Un immeuble collectif qui comprend nécessairement des parties communes (sol, fondations, murs, toitures, etc...) et des éléments d'équipement communs (chauffage, ascenseur, interphones, antenne, etc...). Ces parties ou éléments d'équipement peuvent être communs à tous les copropriétaires ou à certains d'entre eux seulement. On parle alors de parties communes générales ou spéciales. Des parties privatives : ce sont les appartements, les caves, les garages ou les locaux commerciaux, tels qu'ils sont définis dans l'état descriptif de division. L'état descriptif de division est le document publié au bureau des hypothèques pour les besoins de la division de l'immeuble en lots (appartements, caves, garages, etc...). Il attribue à chaque lot un numéro ainsi qu'une quote-part des parties communes générales exprimée en 1.000èmes, 10.000èmes ou plus selon l'importance de l'immeuble. En pratique, l'état descriptif de division se confond souvent avec le règlement de copropriété dans un même document. Le règlement de copropriété. Véritable loi interne de la copropriété, il définit ce qui est commun ou privatif. Il fixe l'usage qui doit être fait des parties privatives. Il indique la quote-part de chaque lot dans les charges communes et les éléments d'équipement commun. Il détermine les modalités de jouissance des parties communes. Il édicte parfois des règles particulières d'administration des parties communes. Ce document a valeur contractuelle, ce qui signifie que tout acquéreur d'un lot s'oblige à en respecter le contenu s'il n'est pas contraire à la loi. Il est donc indispensable que tout copropriétaire en reçoive un exemplaire au plus tard le jour de l’acquisition des lots. Le syndicat des copropriétaires Pour contracter, pour agir, pour se défendre, une copropriété doit exister à travers une personne. Cette personne, abstraite, mais fondamentale, s'appelle le syndicat des copropriétaires. Le syndicat des copropriétaires a pour unique objet la conservation de l'immeuble, l'administration des parties communes et des équipements communs. Les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises en assemblée générale. L'assemblée générale désigne par l'élection ses deux organes de fonctionnement qui sont : . le syndic, seul mandataire du syndicat des copropriétaires . le conseil syndical, organe de contrôle et d'assistance du syndic A) L’assemblée générale INTRODUCTION Lorsque l’on aborde le thème de l’assemblée générale, deux observations liminaires s’imposent : Dans la plus part des immeubles, l’assemblée générale est l’unique rendez-vous annuel des copropriétaires. Les décisions du syndicat ne peuvent être légalement prises qu’en assemblée générale. Ces deux observations soulignent l’importance pour chaque copropriétaire d’y être présent ou, à défaut, d’y être représenté. Bien qu’elles obéissent aux même règles, la pratique distingue traditionnellement les assemblées générales ordinaires, appelées à statuer sur des sujets récurrents (approbation des comptes, mandat des membres du conseil syndical, du syndic etc…) et les assemblées générales spéciales ou extraordinaires, appelées à statuer sur un sujet ponctuel et généralement important, (ravalement, gros travaux urgents etc…). LA CONVOCATION Qui convoque ? Dans les situations normales, il appartient au syndic de convoquer tous les copropriétaires à l’adresse qu’ils lui ont notifiée : soit spontanément si aucune demande ne lui est formulée, et au moins une fois l’an. soit sur demande du conseil syndical soit enfin sur demande d’un ou plusieurs copropriétaires représentant plus du quart des voix de tous les copropriétaires. La loi prévoit enfin deux situations exceptionnelles : celle où le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l’assemblée après mise en demeure du syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours, et celle où un copropriétaire ou un mandataire de justice peut-être habilité à convoquer par décision du tribunal. Qui doit être convoqué ? Tous les copropriétaires en titre doivent être convoqués à leur domicile réel ou élu notifié au syndic. Tant que le notaire chargé de l’acte authentique de vente d’un lot n’a pas effectué la notification de transfert prévue par la loi, le syndic ne peut pas et ne doit pas convoquer d’autres personnes que celles figurant dans son fichier. Les indivisaires ou les personnes titulaires de droits démembrés sur un lot (usufruitiers et nu propriétaires) doivent désigner un mandataire commun, seul habilité à recevoir les convocations. Les gérants des sociétés d’attribution (anciennes sociétés civiles de construction non partagées) ainsi que, dans certains cas, les représentants des associations de locataires doivent également être convoqués. Les uns et les autres peuvent participer à l’assemblée générale sans toutefois prendre part aux décisions. Où convoquer ? En principe les copropriétaires doivent être convoqués dans la commune de situation de l’immeuble. Le règlement de copropriété ou une assemblée générale ultérieure peuvent toutefois fixer des règles différentes (souvent élargies aux communes limitrophes). La forme de la convocation A peine de nullité, la convocation doit être adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au moins 21 jours avant la date de la réunion. Le décompte s’effectue à partir du lendemain du jour de la première présentation de la lettre au domicile du destinataire. La convocation peut également être effectuée par remise du pli au destinataire contre récépissé ou émargement. Cette pratique a l’avantage d’économiser les frais de recommandé mais présente l’inconvénient d’allonger les délais et de multiplier les risques car les copropriétaires qui n’ont pas émargé doivent alors obligatoirement être convoqués par lettre recommandée dans les délais légaux. La convocation par télécopie a également été rendue possible au cours de l’année 2007. Le contenu de la convocation Outre les lieux, jour et heure de l’assemblée, la convocation comporte nécessairement un ordre du jour, c’est-à-dire la liste des points qui seront abordés en séance et soumis au vote des copropriétaires. - Pour la validité des décisions, la loi oblige le syndic à joindre certains documents à la convocation. Il s’agit notamment du projet de budget, des conditions essentielles des contrats proposés, du contrat de syndic, ainsi que les projets de résolutions de certains sujets. - Pour l’information des copropriétaires, certains documents sont facultativement joints à la convocation : il s’agit de certaines annexes du budget, de l’avis du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire et de l’état détaillé des rémunérations du syndic. Question qu’un copropriétaire souhaite voir inscrite à l’ordre du jour Par soucis de courtoisie et d’efficacité, il est préférable de saisir les membres du conseil syndical des questions qu’un ou plusieurs copropriétaires souhaitent voir inscrites à l’ordre du jour. Ces questions seront alors transmises au syndic lors de la préparation de l’ordre du jour de l’assemblée générale. Ce n’est qu’à défaut ou en cas de refus qu’il appartient au copropriétaire de formuler sa demande auprès du syndic par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Si la demande lui parvient dans des délais raisonnables avant l’envoi de la convocation, le syndic portera cette question à l’ordre du jour ; dans le cas contraire, cette question sera reportée à l’ordre du jour de l’assemblée suivante. L’ASSEMBLEE La feuille de présence En arrivant au lieu, le jour et à l’heure indiqués dans la convocation, chaque copropriétaire émarge la feuille de présence. Il s’agit du document établi par le syndic où figurent le nom et l’adresse de tous les copropriétaires et, le cas échéant, ceux de leurs mandataires, ainsi que le nombre de voix dont ils disposent. Pour participer aux votes, chaque copropriétaire présent ou représenté doit la signer. En la signant es qualité, le président de séance la certifie exacte. La feuille de présence doit également être signée des scrutateurs et, selon l’usage, du secrétaire. La feuille de présence constitue une annexe du procès verbal dont tout copropriétaire peut demander copie à ses frais. Les pouvoirs Si un copropriétaire ne peut assister à l’assemblée, il peut se faire représenter par un mandataire de son choix, qu’il soit ou non copropriétaire, au moyen d’un pouvoir (également appelé procuration ou mandat) Deux limites sont fixées par la loi : le syndic et ses préposés ne peuvent être mandataires d’un copropriétaire un mandataire ne peut détenir plus de trois pouvoirs, sauf si le total de ses propres voix, ajouté à celui de ses mandants, n’excède pas 5% des voix de l’ensemble du syndicat. La pratique des pouvoirs « en blanc », c’est à dire des pouvoirs adressés au syndic sans indication du nom du mandataire n’est pas nulle mais doit être évitée. En pareil cas, le pouvoir est remis au président de séance avant l’ouverture des débats pour être ensuite distribué à un copropriétaire qui veut bien l’accepter. Quelques observations importantes à propos des pouvoirs : Si la forme des pouvoirs n’est pas codifiée, l’écrit (original) demeure la règle. La traditionnelle formule du « bon pour pouvoir » ne répond à aucune exigence légale. Le vote par correspondance, exclusif de tout débat, est interdit en copropriété. Le mandat impératif (pouvoir assorti de consignes de vote) est admis. La substitution (mandat délégué par un mandataire à un autre mandataire) est de droit, sauf si le pouvoir l’interdit expressément, ce qui, en pratique, se rencontre rarement. La présidence de l’assemblée Préalablement à l’examen des différentes résolutions, l’assemblée doit obligatoirement élire parmi les copropriétaires, et par un vote distinct, son président de séance. Le président de séance certifie la feuille de présence, contrôle les pouvoirs, dirige les débats en faisant respecter l’ordre du jour, et signe le procès verbal établi par le secrétaire. Le ou les scrutateurs En fonction des prescriptions éventuelles du règlement de copropriété, l’assemblée élit au moins un ou plusieurs scrutateurs par un vote distinct. Le ou les scrutateurs contrôlent la régularité et le dépouillement des votes. Le secrétaire de séance Sauf décision contraire de l’assemblée, le secrétaire de séance se trouve être, de droit, le syndic. Il assure la rédaction du procès verbal et le signe. Les votes Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix égal à celui des tantièmes des parties communes générales attachés à ses lots. Les règles de fonctionnement de la copropriété interdisent le vote à bulletin secret. Pour d’évidentes raisons de simplicité et de gain de temps, la pratique du vote à main levée est la plus répandue. Il n’est cependant pas interdit d’utiliser des bulletins papiers ou tout autre moyen électronique. Compte tenu des prescriptions légales qui obligent le rédacteur du procès verbal à y faire figurer les votes contre et les abstentions, le décompte des voix s’effectue à partir des votes s’exprimant contre la proposition positive contenue dans l’ordre du jour. Les règles de majorité La notion de quorum n'existe pas en copropriété, c'est-à-dire que l'assemblée peut valablement se tenir avec deux copropriétaires. En revanche, certaines décisions ne peuvent être adoptées qu'à certaines conditions de majorité. Quatre cas de figure sont prévus par la loi : - la majorité de l'article 24 : c'est la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés. Elle suffit pour adopter les décisions touchant à la vie courante du syndicat (approbation des comptes, vote du budget, travaux d'entretien, etc...). - la majorité de l'article 25 : c'est la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires (50% + 1 voix). Elle est exigée pour certaines décisions plus importantes (choix du syndic, du conseil syndical, travaux d'amélioration rendus obligatoires par une réglementation, etc...). Si cette majorité n'est pas atteinte en assemblée, mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée peut statuer à la majorité de l’article 24, en procédant immédiatement ou dans les trois mois à un second vote (art 25.1). Lorsque l’assemblée n’a pas recueilli le tiers des voix de tous les copropriétaires, une nouvelle assemblée, si elle est convoquée dans le délai maximal de trois mois, peut statuer à la majorité de l’article 24 (ci-dessus). - la double majorité de l'article 26 : doit réunir la majorité en nombre de tous les copropriétaires représentant au moins les 2/3 des voix du syndicat. Cette majorité est essentiellement requise pour les travaux d'amélioration (ceux qui ajoutent à l'existant), pour la vente de parties communes, et pour certaines modifications du règlement de copropriété. Depuis 1994, les travaux d'amélioration qui n'ont pas pu être adoptés à cette majorité peuvent, dans certains cas, être soumis au vote d'une deuxième assemblée qui statue à des conditions de majorité assouplies. - l'unanimité : est requise notamment pour vendre des parties communes importantes, pour modifier la répartition des charges ou pour modifier les modalités de jouissance d'un lot. Le procès verbal Le secrétaire de séance rédige un procès verbal comportant le texte de chaque résolution et le résultat des votes. Doivent également figurer les noms des copropriétaires qui se sont opposés ou qui se sont abstenus, ainsi que leur nombre de voix. Le procès verbal est signé par le président de séance, les scrutateurs et le secrétaire. Cette signature intervient à la fin de la séance. S’il est relativement facile de satisfaire à cette obligation dans les petites copropriétés, il n’en va pas de même dans les copropriétés importantes. Au plus tard dans les deux mois suivant l'assemblée générale, le procès verbal est obligatoirement adressé en lettre recommandée avec demande d'avis de réception à tous les copropriétaires défaillants ou s’étant opposés à une décision. Selon une pratique depuis longtemps généralisée et conformément aux recommandations émises par la commission relative à la copropriété, il est adressé en courrier simple à tous les autres copropriétaires. Les contestations Dans les deux mois suivant la notification du procès verbal, tout copropriétaire absent ou opposant peut demander l'annulation d'une ou plusieurs résolutions qu'il juge irrégulière. Cette démarche doit obligatoirement être introduite devant le tribunal de grande instance du lieu de situation de l'immeuble. Toutes autres formes de contestation, y compris par lettre recommandée, est inopposable au syndicat. CONCLUSION Loin d’être exhaustifs, les développements qui précèdent démontrent la complexité croissante des mécanismes du droit de la copropriété et par conséquent, le haut niveau de compétence que doivent aujourd’hui avoir les syndics. Ils démontrent également l’importance pour chaque copropriétaire de participer aux assemblées générales ou au moins de s’y faire représenter. Il y va de la bonne marche de la copropriété, de la conservation et de la valorisation du patrimoine des copropriétaires. B) Le Conseil Syndical Le conseil syndicat est l’un des organes essentiels d’une copropriété. Organe collégial élu par l'assemblée générale, il puise sa légitimité dans le suffrage des copropriétaires. Il est le lien entre les copropriétaires et le syndic qu'il "assiste et contrôle", selon les termes de la loi. Mais, pour la bonne marche et le dynamisme de la copropriété, il est souhaitable, comme nous le verrons, que sa mission soit plus large et plus noble. Qui peut être membre du conseil syndical ? Les membres du conseil syndical doivent obligatoirement avoir la qualité de copropriétaire. Les conjoints des copropriétaires peuvent également être élus, mais pas les concubins ni les parents. Sont également éligibles les associés d'une société civile immobilière, de même que leurs conjoints, certains accédants (location accession) et leur conjoints, ainsi que les représentants légaux ou statutaires et les fondés de pouvoir des sociétés propriétaires de lots. Ne peuvent être membres du conseil syndical : Le syndic, ses ascendants ou descendants, ainsi que ses préposés, même s'ils sont copropriétaires. Faut-il faire preuve d'une compétence particulière ? La loi ne l'exige pas mais il serait regrettable que la copropriété se prive des compétences particulières de certains de ses membres, spécialement dans les domaines juridique, comptable et surtout technique (architectes, ingénieurs, techniciens, etc...). C’est d’ailleurs ce que recommande la Commission relative à la copropriété (13ème recommandation). L’élection des membres du conseil syndical Les candidats doivent manifester clairement leur intention et faire acte de candidature, soit avant l’assemblée et, dans ce cas, la convocation peut l’indiquer, soit au cours de l’assemblée. Il ne s’agit pas d’un scrutin de liste, c’est à dire que l'assemblée n'a pas à se prononcer sur une liste figée, mais sur des personnes. Tout copropriétaire peut donc voter pour ou contre tel ou tel candidat. Les candidats sont élus à la majorité de l'article 25 (majorité absolue des voix de tous les copropriétaires). A défaut de majorité suffisante, un second vote peut intervenir à la majorité assouplie de l’article 25-1. L'absence de conseil syndical Elle peut résulter de trois situations très différentes : l'absence de conseil syndical par défaut de majorité ou absence de candidat. L’élection d’un conseil syndical étant obligatoire, dans l’hypothèse, rare en pratique, où l’assemblée ne parvient pas à trouver une majorité suffisante, ou dans les cas, plus fréquents, où aucun candidat ne se manifeste, le procès verbal doit être notifié à tous les copropriétaires dans un délai d’un mois. Tout copropriétaire ou le syndic pourra saisir le président du tribunal de grande instance qui désignera alors les membres du conseil syndical avec l'accord des intéressés. Cette disposition reste assez théorique. l'absence de conseil syndical par décision de l'assemblée générale. L'assemblée peut souverainement décider de ne pas doter le syndicat de conseil syndical mais à la double majorité de l'article 26 (majorité en nombre des copropriétaires représentant les 2/3 des voix). La vacance de plus du quart des sièges Le conseil syndical n'est plus régulièrement constitué si, quelle qu'en soit la raison, plus du quart des sièges se trouve vacant. Il faut alors procéder à l’élection de nouveaux membres, à moins que l’assemblée n’ait prévu l’élection de membres suppléants. Bien que la pratique connaisse assez rarement cette situation, il est recommandé de prévoir des membres suppléants. Le conseil syndical peut-il être révoqué ? Comme tout mandataire, les membres du conseil syndical peuvent, à tout moment, être révoqués dans des conditions identiques à celles de leur élection, c’est à dire par l’assemblée générale statuant à la majorité des voix de tous les copropriétaires. Cette révocation doit être motivée par des faits objectifs et sérieux ; à défaut, une décision prise à la légère pourrait engager la responsabilité du syndicat à l’égard des membres évincés. La durée du mandat du conseil syndical A moins qu’elle ne soit déterminée par le règlement de copropriété (clause rare et peu souhaitable par sa rigidité), la durée du mandat du conseil syndical est fixée par l'assemblée. Elle peut varier de un à trois ans maximum. Le statut juridique du conseil syndical Le syndicat désigne le syndic et le conseil syndical. Contrairement au syndicat des copropriétaires, le conseil syndical n’est pas doté de la personnalité morale. Il ne peut donc pas agir en justice, ni représenter le syndicat dans la vie courante de la copropriété. Il ne peut en particulier signer les contrats, les ordres de services aux fournisseurs et aux prestataires du syndicat. S'il le faisait, en cas de litige, il en endosserait la responsabilité à ses risques personnels. L’organisation du conseil syndical Compte tenu de l’infinie variété des structures des copropriétés, la loi ne pouvait imposer une organisation type des conseils syndicaux. C’est la raison pour laquelle la loi n’impose que deux obligations : - l'une, pour l'assemblée, d'élire plusieurs membres, - l'autre, pour le conseil syndical, d'élire un président parmi ses membres. La pluralité des membres A moins que le règlement de copropriété ou l’assemblée n’en fixe le nombre, les membres du conseil syndical doivent au moins être deux. C’est évidemment un minimum pour constituer un organe collégial et élire un président. En revanche, aucune limite supérieure n’est fixée. Pour faciliter les votes et dégager une majorité, il est recommandé que le conseil syndical soit composé d'au moins trois membres et, s'il est plus important, qu'il reste toujours en nombre impair. Il est également recommandé que, dans les copropriétés composées de plusieurs bâtiments, un représentant de chacun d'eux siège au conseil syndical. La présidence du conseil syndical La loi précise seulement que le conseil syndical élit son président parmi ses membres. Cette élection est importante car le président représente valablement le conseil et se trouve doté d'attributions spécifiques. Lorsque cela répond aux souhaits des membres nouvellement élus ou renouvelés dans leurs fonctions, il est de bonne pratique que le procès verbal de l’assemblée prenne acte du nom du président élu. Tout en « authentifiant » cette élection, ceci permet à chacun des copropriétaires de connaître le nom du président. Le fonctionnement du conseil syndical On chercherait en vain dans la loi les règles de fonctionnement du conseil syndical. Il n’y en a pas. En restant muet sur ce point, le législateur a voulu laissé aux conseils syndicaux une grande liberté de fonctionnement. Il ne faut pas perdre de vue que la fonction de conseiller syndical relève du bénévolat et qu’à ce titre, l’édiction de règles contraignantes risquerait de décourager les meilleures volontés. L’existence de règles particulières de fonctionnement du conseil syndical peut cependant résulter : Soit du règlement de copropriété lorsque son rédacteur les a prévues. Une telle option n’est pas souvent retenue en pratique pour des raisons évoquées précédemment, et en raison du caractère intangible que cette inclusion leur confère. Soit d’une décision de l’assemblée générale : L’assemblée peut en effet, à la majorité de l’article 24, se prononcer sur des règles d’organisation et de fonctionnement du conseil syndical. Le texte du projet doit être joint à la convocation et, pour être opposable à tous les copropriétaires, la résolution doit être publiée au fichier immobilier. Qu’elles résultent du règlement de copropriété ou d’un vote de l’assemblée, les règles de fonctionnement du conseil syndical doivent rester suffisamment simples pour ne pas susciter de contentieux inutiles et souples afin de ne pas rebuter les bonnes volontés. Elles ont naturellement vocation à s’appliquer aux copropriétés importantes dotées d’un conseil syndical nombreux et structuré. Elles portent généralement sur le nombre de conseillers, leurs attributions, les convocations, les votes et les comptes rendus de ses réunions. Le rôle du conseil syndical La loi confie trois missions au conseil syndical : - une mission de contrôle du travail effectué par le syndic, - une mission d'assistance, - un rôle consultatif. En marge des textes, il faut ajouter une mission d'information et surtout un rôle de moteur de la copropriété. La mission de contrôle Elle s'exerce sur le travail comptable du syndic et sur sa gestion. Le contrôle de la comptabilité Le conseil syndical effectue le contrôle de la comptabilité du syndicat sur quatre points : L'état des dettes et des créances Pour les dettes, il s'assure que tous les fournisseurs, prestataires et organismes sont réglés ou sont en mesure d'être réglés aux échéances prévues. Pour les créances, il s'assure que les copropriétaires règlent régulièrement les provisions, les charges et les travaux afin d'éviter une dérive des impayés. L'imputation des dépenses Il s'agit de vérifier que la dépense effectuée est bien imputable au syndicat. La répartition des dépenses communes Il s'agit de vérifier que la dépense a été répartie entre tous les copropriétaires ou entre certains d'entre eux, conformément aux prescriptions du règlement de copropriété ou, conformément aux règles légales. L'élaboration et l'exécution du budget Le conseil syndical est légalement chargé de contrôler l'élaboration du budget et d'en suivre l'exécution. Le contrôle de la gestion du syndic La gestion, au sens large, recouvre différentes notions : Il s'agit tout d'abord de la gestion courante de l'immeuble bien que, sur ce point, la mission d'assistance du conseil syndical l'emporte sur celle de contrôle. Il s'agit ensuite de la gestion administrative et juridique du syndicat : exécution des décisions prises en assemblée générale, conclusion et exécution des contrats de travail, de maintenance des équipements, d'assurances, des fournisseurs etc, suivi des procédures (garanties, recouvrement, dépenses, etc...). Il peut s'agir enfin de la gestion financière lorsque le syndicat dispose de fonds suffisamment importants pour dégager des produits financiers (provisions pour travaux futurs, indemnités d’assurances, prix de cession des parties communes etc…). La mission d'assistance du syndic Le syndic ne peut être omniprésent. Il a besoin de relais. C'est l'un des aspects de la mission d'assistance dévolue au conseil syndical qui doit : signaler au syndic tout évènement affectant ou pouvant affecter les parties communes ou les éléments d'équipement de l'immeuble. Le domaine est vaste , il s’étend de l’étiquetage des boites aux lettres à l’étanchéité des terrasses en passant par le linge aux balcons, le travail du gardien etc… assister le syndic à l'occasion d'opérations ou d'évènements au cours desquels il représente le syndicat soit en qualité de maître d'ouvrage (établissement de devis, suivi des travaux, réception d'ouvrages, expertises), soit en qualité de créancier (négociation avec un copropriétaire en difficulté). répondre à la demande du syndic chaque fois qu'il lui demande assistance sur des problèmes importants (travaux urgents, convocation d'une assemblée générale, élaboration de l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle). Le rôle consultatif du conseil syndical Le conseil syndical donne son avis au syndic, ou à l'assemblée générale, soit spontanément, soit par obligation : l'avis du conseil syndical est obligatoire dans deux cas : lorsque le syndic est amené à commander des travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, lorsque le syndic doit passer des contrats ou des marchés dont le montant est supérieur au seuil fixé en assemblée générale. le conseil syndical peut, spontanément, donner son avis au syndic ou à l'assemblée générale. Cette possibilité est largement utilisée par la pratique, notamment lors de l’approbation des comptes et du quitus où il est devenu d’usage, pour les copropriétés d’une certaine importance, d’entendre l’avis du conseil syndical sur la gestion de l’exercice écoulé. La mission d'information du conseil syndical Comme tout mandataire, le conseil syndical doit rendre compte de sa mission à son mandant, le syndicat des copropriétaires. Inscrite dans la loi en 2004, cette obligation prend la forme d’un compte rendu d’activité, oral ou écrit, donné en assemblée générale, sur l’exercice écoulé. Au cours de l’année, il est bon, comme le recommande la commission relative à la copropriété, que le conseil syndical « assure la permanence de l’information donnée aux copropriétaires » au moyen d’un tableau d’affichage ou d’une lettre. Enfin, il appartient au conseil syndical de recueillir le sentiment des copropriétaires sur les projets importants qui seront proposés en assemblée générale. Le rôle moteur de la copropriété Ce rôle, qui ne peut être inscrit dans la loi, est cependant l'un des plus importants et l'un des plus gratifiants. Un conseil syndical actif et dynamique possède une vision prospective des choses. Avec l'aide du syndic et de techniciens compétents, il saura anticiper et préparer l'entretien et l'amélioration de l'immeuble, valorisant ainsi le patrimoine commun. De quels moyens dispose le conseil syndical ? Les moyens juridiques A l'égard des copropriétaires, nous avons vu que le conseil syndical disposait de moyens d'information facultatifs ou obligatoires. A l'égard du syndic, il dispose de moyens de contrôle et d'assistance qu'il peut exercer à tous moments, sous réserve d'en organiser avec lui la mise en œuvre. Un ou plusieurs membres du conseil syndical peuvent ainsi avoir communication ou copie, aux frais du syndicat, de tous documents, contrats, relevés, ou factures intéressant l'immeuble. Mais en marge de ces moyens généraux, il dispose d’instruments juridiques spécifiques : La délégation de mandat par l'assemblée générale L'assemblée peut déléguer au conseil syndical le pouvoir de décider de tel ou tel point, ou d'assumer une mission particulière à condition toutefois. que cette délégation ne concerne que des décisions relevant de la majorité de l'article 24 (majorité simple), il s’agit essentiellement de travaux de remplacement à l’identique, mais en aucun cas de décision d’améliorer, de céder ou d’acquérir des parties communes, que cette même délégation soit adoptée à la majorité de l'article 25, et qu'elle soit prévue dans la convocation. La convocation d'une assemblée générale Le président du conseil syndical peut mettre en demeure le syndic défaillant de convoquer une assemblée générale. Sil n’obtempère pas dans un délai de 8 jours, le président du conseil syndical pourra valablement convoquer lui-même l’assemblée en respectant toutefois les règles et le formalisme de toute convocation. L'action en remise des fonds et documents du syndicat Lorsqu’un nouveau syndic est élu, l’ancien syndic dispose d’un délai maximum de trois mois pour remettre à son successeur les fonds et documents du syndicat. Sil dépasse ce délai, le président du conseil, comme le nouveau syndic, peut assigner en référé l'ancien syndic aux fins de remise de ces pièces. Les moyens techniques Au cours de sa mission, le conseil syndical peut se faire assister par une ou plusieurs personnes, techniciens ou non, de son choix. Les éventuels frais et honoraires de cette intervention seront assumés par le syndicat dans les conditions prévues par le règlement de copropriété. Les moyens financiers La fonction de conseiller syndical, comme celle de président, ne donne lieu à aucune rémunération. En revanche, les frais de fonctionnement du conseil syndical (téléphone, courrier, photocopies, etc...), qui sont assimilés à des dépenses d'administration, doivent lui être remboursés, soit au moyen d'un budget alloué par l'assemblée générale et dont il rendra compte, soit sur présentation des factures. Quelle est la responsabilité du conseil syndical ? En tant qu'organe collégial, le conseil syndical, n'ayant pas de personnalité juridique propre, ne peut être mis en cause. En revanche, ses membres, pris individuellement, peuvent voir leur responsabilité engagée : sur le plan civil, en cas de manquement grave à leurs obligations de mandataires du syndicat, sur le plan pénal en cas de comportement délictueux. De telles actions sont rares en raison de la nature bénévole du mandat et du caractère essentiellement consultatif de cette fonction. Il convient cependant de prévoir la couverture de cette responsabilité des membres du conseil syndical dans la police souscrite pour les risques divers au profit de la copropriété. CONCLUSION La formule selon laquelle les institutions sont ce que les hommes en font s’applique tout particulièrement au conseil syndical. Entre le conseil syndical velléitaire ou apathique et le conseil syndical tyrannique qui se substitue à l’assemblée générale et parfois au syndic, l’équilibre doit être trouvé. La pratique montre heureusement que, dans la grande majorité des cas, les conseils syndicaux agissent avec discernement et efficacité. Le Syndic Qu’est-ce qu’un syndic ? Le syndic est la personne mandatée par le syndicat des copropriétaires pour administrer les parties communes d’un immeuble en copropriété. Cette mission s’exerce dans le cadre général des lois qui régissent la copropriété, dans le cadre de la réglementation propre à la profession, dans le cadre du règlement de copropriété de l’immeuble et dans le cadre du contrat de syndic. Plusieurs précisions s’imposent : L’existence d’un syndic est obligatoire : une copropriété dépourvue de syndic se trouve contrainte d’en faire désigner un par voie judiciaire. Le syndic est le seul organe de gestion et de représentation du syndicat. Le syndic est mandaté par le syndicat des copropriétaires, non par un ou plusieurs copropriétaires auxquels, théoriquement et légalement, il n’a pas de compte à rendre. Le syndic administre les parties communes de l’immeuble, non les parties privatives (appartements, caves, parkings) à moins qu’il ne soit mandaté par un copropriétaire pour gérer l’un de ses lots. Il quitte alors ses fonctions de syndic pour prendre celle de « gérant ». Comme tout mandataire, le syndic doit rendre compte de sa mission. Cette définition, si large soit-elle, n’en est pas moins réductrice, car si le syndic est le mandataire du syndicat et, en quelque sorte, son exécutif, il dispose, comme tout exécutif, d’une certaine autonomie, ne serait-ce qu’en raison du fait que l’assemblée des copropriétaires ne se réunit qu’une fois l’an. Cette autonomie trouve cependant ses limites dans les nombreuses et lourdes obligations qui s’imposent au syndic, dans les organes de contrôles qui l’encadrent et, bien entendu, dans la sanction que constitue le refus de renouvellement de son mandat par l’assemblée générale. 1) Quel est le statut du syndic ? Son statut personnel Bien que la fonction de syndic soit civile par nature, la quasi totalité des syndics professionnels adoptent un statut de commerçant en exerçant leur profession, soit en nom propre, soit, dans l’immense majorité des cas, en société. A ce titre, le syndic se trouve assujetti aux obligations générales des commerçants (immatriculation au registre du commerce, publication de ses comptes, TVA etc). Il peut également être astreint à des obligations particulières en raison de la forme de la société (contrôle obligatoire de ses comptes par un commissaire aux comptes pour les sociétés anonymes). b) Le statut légal du syndic La profession de syndic fait partie de ce qu’il est convenu d’appeler les « professions réglementées », Cela signifie que la personne qui prétend l’exercer doit satisfaire à certaines exigences spécifiques : la carte professionnelle : Le syndic en exercice doit être titulaire d’une carte professionnelle « gestion immobilière ». Cette carte n’est initialement délivrée qu’à certaines conditions de diplômes ou d’aptitude d’accès à la profession, d’honorabilité, de garantie financière et d’assurance. Jusqu’à une époque récente, elle devait être renouvelée chaque année. Elle est désormais valable dix ans, sous réserve de justifier chaque année du maintien de la garantie financière et de l’assurance responsabilité civile professionnelle. Des contrôles réguliers de la validité des cartes professionnelles sont effectués chez les syndics par les agents de la préfecture de police. La garantie financière Appelée à encaisser des fonds parfois importants (provisions, charges, avance de trésorerie, appels travaux, indemnités d’assurance etc…), la profession, à l’initiative de la FNAIM, s’était dotée d’une garantie financière des fonds qu’elle détenait pour le compte de ses clients. Depuis 1972, cette garantie est devenue obligatoire pour tous les professionnels. Elle est délivrée par une banque, une société de caution mutuelle ou une compagnie d’assurance moyennant paiement, par le syndic, de cotisations proportionnelles au volume des fonds garantis. Le montant de la garantie financière, ainsi que le nom et l’adresse de l’organisme garant, sont obligatoirement affichés dans les locaux du syndic. La garantie financière doit toujours être au moins égale au montant maximum des fonds détenus par le professionnel. L’assurance Responsabilité Civile Professionnelle Dans l’exercice d’un métier dont l’étendue des tâches et leur complexité croissent d’avantage chaque année, les risques d’erreur ou d’omission par le syndic ou ses préposés peuvent avoir des conséquences dommageables pour la copropriété. L’assurance responsabilité civile professionnelle, obligatoire, est précisément destinée à couvrir de tels risques. Elle est délivrée chaque année au syndic moyennant le paiement de cotisations proportionnelles à son chiffre d’affaires. c) Le statut contractuel du syndic La fonction de syndic repose sur le mandat. Le syndicat des copropriétaires, réuni en assemblée générale, donne pouvoir au syndic d’agir en son nom pour le représenter et pour administrer les parties communes et les équipements communs de l’immeuble. De ce statut de mandataire, découlent plusieurs conséquences importantes : Sa relation personnelle avec la copropriété est essentielle à tel point que la loi interdit au syndic de se faire substituer. Autrement dit, le syndic ne peut confier à quelqu’un d’autre les tâches relevant de sa mission. Le syndic engage directement le syndicat dans ses relations avec les tiers, mais il doit toujours préciser qu’il agit en cette qualité. Comme tout mandataire, le syndic doit rendre compte de sa mission, au moins une fois par an, lors de l’assemblée générale. Il est seul responsable de l’exécution de sa mission. Il perçoit une rémunération appelée honoraires. En pratique, cette mission de mandataire se trouve formalisée dans un « contrat de syndic » dont le contenu est soumis au vote de l’assemblée générale. Le contrat définit notamment la durée du mandat (qui ne peut excéder 3 ans), la mission du syndic, et le montant de ses honoraires. 2) La désignation du syndic La désignation d’un syndic est obligatoire. Toute copropriété dépourvue de syndic se trouve contrainte de faire désigner, par le tribunal, un administrateur provisoire qui aura pour mission de convoquer une assemblée générale aux fins de désignation d’un nouveau syndic. En dehors des cas, exceptionnels, où le syndic est désigné par le règlement de copropriété (immeubles neufs ou anciens mis en copropriété) ou par le tribunal (administration judiciaire), le syndic est élu par l’assemblée générale. Son contrat doit obligatoirement être joint à la convocation. L’assemblée statue à la majorité de l’article 25 (majorité absolue des voix de tous les copropriétaires). Toutefois, si cette majorité n’est pas réunie, mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, l’assemblée peut immédiatement procéder à un second vote à la simple majorité de l’article 24 (copropriétaires présents ou représentés). Enfin, si le projet n’a pas recueilli le tiers des voix favorables, une seconde assemblée, obligatoirement convoquée dans les trois mois, peut également statuer à la majorité de l’article 24. 3) La mission du syndic La, ou plus exactement les missions du syndic s’étendent et se compliquent au gré des textes qui se succèdent à un rythme accéléré depuis plusieurs années. Cette mission s’exerce dans le cadre général d’une obligation de moyen, non de résultat. Autrement dit, le syndic doit faire tout son possible pour parvenir au résultat souhaité, mais il n’est pas tenu d’obtenir ce résultat. En qualité d’organe exécutif du syndicat, la première mission du syndic est d’appliquer et de faire respecter les règles édictées par le règlement de copropriété. La seconde est de convoquer au moins une fois par an l’assemblée générale et d’assurer l’exécution de toutes les décisions régulièrement prises, dans leurs différents aspects juridiques, techniques et financiers. En dehors des décisions prises en assemblée générale et sous réserve de respecter les différentes limitations légales ou conventionnelles, assurer la gestion courante du syndicat : marchés et contrats conclus avec les différents fournisseurs et intervenants sur les parties communes et équipements communs. Gérer les contrats d’assurance (multirisques, dommage-ouvrage etc…). Déclarer les sinistres et les suivre jusqu’à indemnisation. Gérer le personnel du syndicat (contrat de travail, paye, charges sociales, remplacements, congés etc…) Tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble. Faire réaliser les différents diagnostics et en délivrer des copies (amiante, plomb, termites etc…). Faire respecter les innombrables réglementations concernant les équipements de l’immeuble (ascenseur, chaufferie, portes de parking, sécurité incendie, cuves à fioul, aires de jeu, sécurité des terrasses etc…). Assurer la gestion comptable du syndicat (comptabilité générale, répartition des charges, comptes individuels des copropriétaires), le tout conformément aux nouvelles règles comptables. Assurer une gestion financière saine (budget, trésorerie, recouvrement des provisions, des appels travaux etc…). Représenter le syndicat chaque fois qu’il est en relation, contentieuse ou non, avec des tiers (voisinage, administrations etc…). Conserver les archives du syndicat (comptabilité, payes, assemblées générales, dossier de construction etc…). Délivrer des copies d’actes ou de pièces du syndicat (règlement de copropriété, procès verbaux d’assemblée générale, carnet d’entretien etc…). 4) La rémunération du syndic De quoi se compose actuellement la rémunération du syndic ? Pour l’essentiel, des honoraires dits de « gestion courante » Ces honoraires recouvrent, dans les grandes lignes, les missions courantes du syndic, telles qu’elles sont prévues par la loi. Traditionnellement, ces honoraires varient en proportion du nombre de « lots principaux », c’est-à-dire du nombre d’appartements et de locaux commerciaux, le tout pondéré en fonction de l’importance des équipements collectifs (ascenseur, chaufferie, parkings en sous-sol, espaces verts) et du personnel du syndicat (gardien, employé d’immeuble). L’existence d’un compte bancaire propre à la copropriété, en raison des contraintes qu’elle génère, donne généralement lieu à la perception d’honoraires supplémentaires. Pour une faible part, des honoraires correspondant à des « prestations particulières » Il s’agit de rémunérer des services qui surviennent de façon aléatoire (assemblées spéciales, gros travaux, sinistres), ou imputables à un copropriétaire (mutations de lots, frais de recouvrement). Pour une plus faible part encore des produits financiers qui correspondent au placement des fonds détenus et garantis par le syndic. Il faut rappeler qu’individuellement, de tels produits seraient nuls, voire dans certains cas négatifs en mettant en balance les frais de garantie financière. Cette rémunération n’est possible que lorsque le syndic y est autorisé et lorsque l’assemblée n’a pas décidé d’ouvrir un compte bancaire séparé. Enfin, et bien qu’il ne s’agisse pas d’une véritable rémunération, le remboursement des débours qui consiste, pour le syndic, à se faire rembourser les frais réels qu’il a avancés pour le compte du syndicat (les frais postaux de lettres recommandées en constituent l’essentiel). La loi interdit au syndic de percevoir, sous quelque forme que ce soit d’autres rémunérations que celles prévues dans son mandat. Quels sont les modes de calcul des honoraires ? Le forfait : issu de la réglementation des prix (libérés seulement en 1986), consiste à facturer au syndicat un montant d’honoraires invariables, prévus d’avance, pour une période ou pour un acte donné. Le pourcentage : la rémunération du syndic varie en proportion de sommes concernées par la prestation : le cas type est celui des honoraires sur travaux ou sur emprunt. Les contrats prévoient que le syndic percevra x% du montant des travaux votés en assemblée ou des sommes empruntées. Les honoraires au temps passé : le syndic facture le temps réellement passé sur telle mission, sur tel dossier. CONCLUSION On le voit, la tâche est rude et les compétences multiples. Le syndic idéal serait un juriste confirmé, un expert comptable, un architecte, doublé d’un technicien des équipements du bâtiment, et un fin psychologue. Un tel homme existe-t-il ?