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Exemples de mise en place d’e-formation dans des organisations
Depuis 20 ans et l’essor de l’e-formation, de nombreuses organisations l’ont intégré dans leur politique globale de formation. Les exemples développés ci-après permettent de tirer quelques enseignements de la mise en place de telles actions.
Tout d’abord, les organisations ayant adopté l’e-formation ont pu constater son adaptabilité à leurs différents contextes.
Ainsi, il a quelques années Triselec Lille, un centre de tri de déchets ménagers, s’est vu attribué les labels ISO 9001, norme relative à la gestion de la qualité et ISO 14001, norme sur le mangement environnemental. Pour être pleinement opérationnelles, les procédures qui accompagnent cette double labellisation devaient être intégrées par l’ensemble du personnel. La nécessité de la mise en place d’actions de formation est donc rapidement apparue. Toutefois, la difficulté de libérer le personnel de production pour des cessions de formation traditionnelles a encouragé l’entreprise à mettre en place un Centre de Ressources Multimédia. Ce dispositif a permis aux salariés de se former individuellement et sur des créneaux horaires correspondants à leur temps de travail (le Centre de Ressources étant ouvert de 5h30 à 21h30).
Fait marquant, la mise en place de ce dispositif a aussi permis à l’entreprise de prendre conscience du nombre de ses salariés en situation d’illettrisme. En effet, pour que chaque salarié puisse suivre sa formation en autonomie il devait être capable de comprendre les exercices et de se servir des outils informatiques. Pour les salariés qui n’en étaient pas capable, des modules d’apprentissage de la lecture et de l’écriture ont été mis en place.
En outre, une fois réalisées les premières cessions de formation qui avaient été programmées, le Centre de Ressources Multimédia est resté actif, notamment pour que les managers de proximité aient un moyen de répondre aux besoins ponctuels de « mise à niveau » des compétences de certains de leurs salariés.
Un autre exemple de l’adaptabilité de l’e-formation est celui des Douanes. En effet, cette administration était confrontée à un besoin important en formation mais avec un obstacle de taille : la dispersion de son personnel sur l’ensemble du territoire français. Constatant l’utilisation de plus en plus répandue des outils informatiques dans le quotidien des agents, la Direction nationale du recrutement et de la formation professionnelle des Douanes a donc décidé de mettre en place des outils de formation en ligne et s’est dotée d’une « cellule e-learning ». Depuis 2007, la cellule a ainsi développé, en partenariat avec des référents-experts sur le terrain, des modules d’e-formation, d’une durée moyenne de 30 minutes pour qu’ils puissent s’intégrer facilement à l’emploi du temps des agents. Si ces modules couvrent des champs très différents et sont accessibles à un grand nombre d’agents, les Douanes ont mis l’accent sur l’utilisation de l’e-formation pour l’intégration des nouveaux embauchés. Ces derniers peuvent ainsi mettre l’accent sur les compétences qu’ils ont le plus besoin d’acquérir pour s’approprier leur nouveau travail.
Le cas de BNP Paribas permet de donner un dernier exemple des capacités d’adaptation de la formation aux différents contextes d’entreprises. En effet, pour que les modules de formation soient au plus proche des attentes des salariés, la Direction de Ressources Humaines a fait le choix de faire concevoir ces modules par des opérationnels. Aux seins d’équipes pluridisciplinaires, les opérationnels accompagnés de managers ont été amenés à définir le contenu et l’articulation des modules, les modes d’évaluation, le suivi de leur diffusion …
En outre, au delà de son adaptabilité au contexte des organisations, l’e-formation révèle d’autres avantages.
D’une part, elle permet d’individualiser la formation, pour qu’elle soit au plus prés des attentes du salarié. Ainsi, à la Caisse d’Epargne, le contenu des parcours est individualisé à partir d’un test de positionnement en ligne. Toutefois, avant que le salarié démarre ses cessions d’e-formation, les résultats de son test sont examinés avec son manager. Ensembles, ils peuvent éventuellement réadapter le contenu prescrit et affiner l’adéquation entre les modules et les besoins du salarié.
D’autre part, les actions d’e-formation ont l’avantage de pouvoir être mise en place rapidement. Par exemple, Robert Bosch Electronique avait besoin de former le plus rapidement possible ses cadres à de nouveaux outils de mesure de performance. Pour ce faire, l’entreprise a choisi de mettre en place un outil de formation en ligne complété par la suite par un séminaire rassemblant les managers. Le séminaire devant se tenir six mois après la décision de mettre en place les indicateurs, un prestataire externe a rapidement été choisi. Une fois la maquette validée, le prestataire a eu quatre mois pour élaborer techniquement l’outil et l’intégrer à l’intranet. Les managers ont donc eu trois semaines avant le séminaire pour se familiariser avec les nouveaux indicateurs. Ils pouvaient effectuer les douze heures de formation quand ils le désiraient avant le séminaire et ont pu approfondir par la suite les notions en retournant sur l’outil.
Par ailleurs, les idées d’autonomie et d’individualisation qui sous-tendent la notion d’e-formation ne doivent pas faire oublier certains points-clefs.
En effet, il semble notamment indispensable que lors de la mise en place des actions de e-formation les salariés soient accompagnés. Ainsi, quand le Conseil Général de l’Oise a mis en place une formation en ligne à la bureautique, une phase d’information a été organisée en amont. Les grandes étapes ont été présentées aux futurs apprenants ainsi que les outils sur lesquels la formation allait avoir lieu et les modalités d’évaluation. Ensuite, des tests ont été organisés pour personnaliser les parcours de formation et des échanges par mail ont eu lieu tout au long de la formation pour suivre l’avancement des apprenants et résoudre les éventuels problèmes.
Un autre point important révélé par différentes expériences est que l’e-formation doit être intégré à la stratégie globale de formation de l’organisation. Par exemple, la Caisse d’Epargne résume sa politique de la manière suivante : l’e-formation permet d’acquérir les savoirs, les savoir-faire sont forgés par des cas pratiques et l’accompagnement sur le terrain permet de parfaire le savoir-être.
Enfin, différentes expériences ont permis de mettre en lumière des cotés plus négatifs de l’e-formation.
On peut citer par exemple le coût engendré par les dispositifs d’e-formation. En effet, l’organisation doit se doter de matériel informatique et de logiciels qui vont souffrir d’obsolescence. Dans une interview à Centre Inffo, Jean-François de Zitter, directeur général de l’IFGCNOF, un organisme de formation, explique que la mise en ligne d’un module de formation peut se chiffrer globalement jusqu’à 500 000 €, ce qui peut rendre difficile l’accès à l’e-formation pour les petites structures. A ce coût, s’ajoutent les frais de maintenance du matériel, de mise à jour des logiciels ou encore de remplacement des machines.
Formation
Définition formation
Différentes attitudes des entreprises face à la formation
La formation-pactole
La formation-sécurité
La formation développement
Définition légale et typologie des actions de formation
Budget de formation
Elaboration du plan global de formation
Analyse des besoins
Mise en œuvre du plan de formation
Evaluation
Sources :
Centre de ressources sur les Technologies Numériques
www.ctn.asso.fr
Centre Inffo
www.centre-info.fr
Centre de Formation de la Profession Bancaire
www.cfpb.fr
